Privatlivspolitik & handelsbetingelser

Introduktion

Her kan du finde information om:

• Cookiepolitik
• Info om personoplysninger
• Betalingsoplysninger og tokenisering
• Betingelser for bookinger af overnatninger
• Betingelser for møder og konferencer

Kontakt os, hvis du har spørgsmål til oplysningerne.

Cookiepolitik

Når du besøger vores website, indsamler vi oplysninger for at forbedre brugeroplevelsen og optimere annoncering. Hvis du ønsker at undgå dette, kan du slette dine cookies (se link til vejledning nedenfor) og undlade videre brug af websitet.

Websitet anvender "cookies", som gemmes på din enhed for at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies indeholder ikke skadelig kode som virus.

Ved fortsat brug af websitet accepterer du vores brug af cookies. Hvis du blokerer eller sletter cookies, kan visse funktioner blive begrænset.

Du kan finde en guide til at fjerne cookies her: https://www.aboutcookies.org/how-to-delete-cookies/.

Behandling af personoplysninger

Dataansvarlig

Guest Apart Aarhus ApS
Tueager 5A, 8200 Aarhus N
CVR: 39954664
Telefon: 86 18 00 00
E-mail: hello@guestapart.dk

Kontaktperson for persondata

Mark Nykjær-Fisher, telefon: 86 18 00 00, e-mail: hello@guestapart.dk.

Introduktion

‍For at kunne levere vores ydelser, kan der være vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige.‍‍

Dine rettigheder

Vi behandler personoplysninger for at kunne levere vores ydelser. Dette inkluderer oplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mail og CVR-nummer. Oplysningerne opbevares i mindst 5 år i henhold til bogføringsloven.

• Ret til oplysning om, hvordan vi behandler dine data
• Ret til indsigt i dine oplysninger
• Ret til at få urigtige oplysninger rettet
• Ret til at få dine oplysninger slettet
• Ret til at gøre indsigelse mod direkte markedsføring
• Ret til dataportabilitet

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Alle rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige. Du kan klage til Datatilsynet via https://www.datatilsynet.dk.

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun dine oplysninger i følgende tilfælde:

• Med dit samtykke - Vi kræver et aktivt tilvalg af videregivelse af personoplysninger.
• Til ekstern databehandling – Vores betroede samarbejdspartnere behandler oplysninger for os under vores instrukser og med høje sikkerhedsstandarder
• Af juridiske årsager – Hvis det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, håndhæve vores vilkår, beskytte mod bedrageri eller sikre vores kunders og virksomhedens rettigheder og sikkerhed

Vi videregiver personoplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Guest Apart Aarhus ApS, hvis vi i god tro vurderer, at adgang, brug, opbevaring eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve vores servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller beskytte mod bedrageri, sikkerhedsrisici eller tekniske problemer.
• Beskytte Guest Apart Aarhus ApS, vores kunder eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele ikke-identificerbare oplysninger med offentligheden og vores partnere.

Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende for at beskytte dine oplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse. Vi har implementeret følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• Regelmæssige sikkerhedsopdateringer på vores it-systemer.
• Løbende backup af data.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Begrænset adgang til persondata, så kun relevante medarbejdere har adgang.
• Databehandleraftaler med eksterne leverandører.
• Tavshedserklæringer for ansatte med adgang til personoplysninger.

Overholdelse og samarbejde med myndigheder

Vi gennemgår løbende vores praksis for at sikre, at vi overholder gældende databeskyttelsesregler. Hvis vi modtager en skriftlig klage, tager vi direkte kontakt til afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med relevante myndigheder, herunder Datatilsynet, for at løse eventuelle klager.

Ændringer

Vi forbeholder os retten til at opdatere vores privatlivspolitik. Væsentlige ændringer meddeles via vores website eller e-mail, hvor det er relevant. Vi begrænser ikke dine rettigheder uden dit udtrykkelige samtykke.

Betalingsoplysninger og tokenisering

Generelt

Ved indtastning af dine betalingsoplysninger i vores system, accepterer du nedenstående vilkår og betingelser vedrørende brug og opbevaring af dine kortoplysninger. Vores betalingssystem leveres af Mews, som overholder højeste sikkerhedsstandarder for betalinger og databeskyttelse.

Sikkerhed og tokenisering

Vi anvender tokenisering for at beskytte dine betalingsoplysninger. Tokenisering betyder, at dine kortoplysninger erstattes med en unik identifikator (token), så ingen rå data opbevares i vores system. Betalingssystemet overholder PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), hvilket sikrer, at dine kortdata behandles under strenge sikkerhedsforanstaltninger.

Opbevaring af kortoplysninger

Dine kortoplysninger opbevares i et sikkert, tokeniseret format og slettes automatisk senest en 90 dage efter dit tjek-ud. Opbevaringen sker udelukkende med henblik på at kunne afregne eventuelle ekstraudgifter eller dække skader opstået under dit ophold.

Godkendelse og betalinger

Ved at indtaste dine kortoplysninger giver du os tilladelse til at trække betaling for:

• Dit ophold og eventuelle ekstra services (f.eks. ekstra opredning, restaurantbesøg eller køb i kiosk).
• Eventuelle gebyrer i forbindelse med tidlig tjek ind eller sen tjek-ud.
• Skader eller tab på vores ejendom, der skyldes uagtsom adfærd under dit ophold.

Håndtering af skader og forsikring

Hvis der opstår skader under dit ophold, vurderer vi altid sagen individuelt. Vi forstår, at uheld kan ske, og anbefaler, at du benytter din ansvarsforsikring til at dække eventuelle skader, hvis de ikke skyldes almindelig slitage. Hvis skaden vurderes at være forårsaget af uansvarlig adfærd, kan vi opkræve erstatning via den registrerede betalingsmetode.

Ændring af kortoplysninger

Hvis du ønsker at ændre den registrerede betalingsmetode, bedes du henvende dig personligt i receptionen inden dit tjek-ud.

Betingelser for overnatninger

Gruppebookinger

• 1 til 3 værelser: Ændringer eller annullering kan foretages op til 1 arbejdsdag før ankomst uden ekstra omkostninger.
• 4 til 10 værelser: Gratis annullering er mulig op til 10 arbejdsdage før ankomst.
• 11 eller flere værelser: Gratis annullering kan ske skriftligt senest 20 arbejdsdage før ankomst.
• Bemærk: Hvis vi kan genudleje de afbestilte værelser, vil du ikke blive faktureret, selv hvis fristen er overskredet.

Standardbookinger (ophold inkl. morgenmad, lang afbestillingsfrist)

Standardbookinger afregnes forud for opholdet.

• Afbestilling er mulig frem til kl. 15.00 dagen før ankomst.
• Booking kan forkortes frem til kl. 11.00 på den nye afrejsedato.
• Booking kan forlænges ved ledighed.

Ikke-refunderbare bookinger (ophold inkl. morgenmad, kort afbestillingsfrist)

• Betaling sker ved booking.
• Gratis afbestilling frem til 7 dage før ankomst.
• Ved afbestilling 7-0 dage før ankomst betales 100% af bookingprisen.

Langtidsleje og firmaaftaler: Særlige vilkår gælder, jf. aftaledokument.

Betingelser for møder og konferencer

På Hotel GUESTapart forstår vi, at planer kan ændre sig, især når det kommer til mødebookinger. Derfor har vi fleksible afbestillingsbetingelser for at imødekomme jeres behov. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at hvis en afbestilling sker for sent, kan vi være nødt til at opkræve betaling. Dette skyldes behovet for at dække omkostninger forbundet med allerede planlagt personale, indkøbte og forberedte råvarer, samt potentiel mistet kapacitetsudnyttelse.

• Afbestilling mere end 20 arbejdsdage før: Gratis.
• Afbestilling 19-10 arbejdsdage før: 65% af prisen*
• Afbestilling mindre end 9 arbejdsdage før: 100% af prisen.
• Manglende fremmøde: 100% af prisen.

Ændringer skal meddeles skriftligt senest 10 arbejdsdage før arrangementet.

*Alternativt skal arrangementet flyttes til en anden dato indenfor tre måneder fra oprindelige mødeafholdelsesdag. Det er muligt at flytte det oprindelige arrangement én gang. ‍‍

Ændring i arrangementet

Enhver form for ændring i arrangementet, herunder forplejning, kosthensyn, deltagerantal, tidsrum, m.m., skal rettidigt ske skriftligt senest 10 arbejdsdage før arrangementet finder sted. For ændringer der finder sted mellem 9 og 0 arbejdsdage inden arrangementsstart, forbeholder hotellet sig retten til at opkræve en betaling, der svarer til 100% af prisen for de bestilte og bekræftede ydelser.

Erstatning og ansvar

Som lejer af lokaler og værelser er I pligtige at betale erstatning til udlejer, for eventuelle skader I eller jeres gæster under lejemålet forårsager på bygninger eller inventar i alle de lejede faciliteter.

Hvis du ikke er tilfreds med tjenesteydelserne, kan du kontakte os på hello@guestapart.dk eller +45 86 18 00 00.

Som udgangspunkt har du ikke to års reklamationsret, da der er tale om en tjenesteydelse. Vi opfordrer dig derfor til at kontakte os hurtigst muligt i tilfælde af at der opstår problemer.

Du har ret til at få udbedret eventuelle mangler ved tjenesteydelsen, som kan tillægges ydelsens beskaffenhed, medmindre der er tale om egne omstændigheder, eller andre ydre omstændigheder, som vi efter dansk ret ikke kan blive gjort ansvarlige for.

Klageadgang

Hvis du ønsker at klage, kontakt os via e-mail på hello@guestapart.dk eller telefon 86 18 00 00. Hvis vi ikke finder en løsning, kan du klage til relevante nævn.

Hotel GUESTapart
Tueager 5A, 8200 Aarhus N
CVR: 39954664
Telefon: 86 18 00 00
E-mail: hello@guestapart.dk